Pengawasan dalam Perkantoran

A.    SISTEM PENGAWASAN KANTOR

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah ( aturan ) yang di berikan. Pengawasan yang dilakukan dalam perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan organisasi perusahaan. Adapun tujuan dari pengasan dan manfaatnya adalah sebagai berikut :

Tujuan Pengawasan

1.      Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinejanya.

2.      Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

3.      Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

4.      Mengoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

5.      Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

Manfaat Pengawasan

1.      Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi

2.      Membantu pegawai dalam meningkatkan produktifitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan

3.      Menyediakan alat ukur produktifitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi

4.      Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya

5.      Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan

Proses yang dilakukan dalam pengawasan administrasi perkantoran

Ada 3 proses yang dilakukan dalam mengawasi pekerjaan administrasi kantor :

1.      Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif mencapainya.

2.      Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya.

3.      Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten mencapainya.

Pengawasan Kualitas

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Teknik Pengawasan Kualitas

Beberpa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert 2004) adalah :

1.      Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.

2.      Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.

3.      Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan pengecekan pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih untuk memfaliditas dan realibilitas hasil pengukuran.

4.      Kesalahan nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotifasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

Total Quality Management

Program ini diimplementasikan untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. Menurut Quibel 2001 TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran berpijak pada :

1.      Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapatan bagi perusahaan.

2.      Pengukuran statistik yang akurat. Setelah standart yang ditetapkan oleh organisasi dan disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak dipergunakan menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang dilakukan pegawai.

3.      Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang baik dilakuka secara kontinu lambat laun akan menghasilkan kualitas manajemen dan memberikan kepuasan seluruh stakeholeders.

4.      Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja pemberdayaan pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dan diimplementasikannya program TQM.

Pengawasan Kuantitas

Standar kualitas

Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data atau administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas pengukuran didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaku sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi.

Mengontrol Fluktuasi

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, bebrapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :

1.      Over time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan menumpuk.

2.      Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.

3.      Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara regular, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.

4.      Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume  kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.

5.      Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.

METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

 Beberapa isu strategi perlu dipertimbangkan oleh Manajer Administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan control, keprcayaan terhadap system control, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakn untuk pegawai. Selain dua pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternative, yaitu:

1.      Behavior – oriented rating methods, yang merupakn metode penilain kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:

v  Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahanya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai.

v  Teknik ranking, dengan menyebutkan pegawai nama yang berkinerja paling bagus.

v  Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai.

v  Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelum keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja dan kurang memuaskan.

2.      Resulst –oriented rating methods, merupakan metode yang menitik bertakan pada hasil dari kerja yang dibebakan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang digunakan, yaitu

v  Management by objectives, yang didasarkan pada penetapkan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai.

v  Work planning dan review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentisifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan traning yang diperlukan.