A.
SISTEM
PENGAWASAN KANTOR
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk
meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan
rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan
perintah ( aturan ) yang di berikan. Pengawasan yang dilakukan dalam
perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan organisasi
perusahaan. Adapun tujuan dari pengasan dan manfaatnya adalah sebagai berikut :
Tujuan
Pengawasan
1. Meningkatkan
kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin
tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinejanya.
2. Meningkatkan
efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang
tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.
3. Menilai
derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat
dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
4. Mengoordinasi
beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
5. Meningkatkan
keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
Manfaat
Pengawasan
1. Membantu
memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi
2. Membantu
pegawai dalam meningkatkan produktifitas karena kesadaran akan kualitas dan
kuantitas output yang dibutuhkan
3. Menyediakan
alat ukur produktifitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi
4. Mengidentifikasi
beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil yang dicapai, dan
memfasilitasi pemodifikasiannya
5. Membantu
pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan
Proses yang
dilakukan dalam pengawasan administrasi perkantoran
Ada 3 proses
yang dilakukan dalam mengawasi pekerjaan administrasi kantor :
1. Mendefinisikan
parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai mengetahui
tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif mencapainya.
2. Memfasilitasi
kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer
administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang
ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian
fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya.
3. Memotivasi
pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa
tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten
mencapainya.
Pengawasan
Kualitas
Sesuai dengan
tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk
menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang
akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan
yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi
komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Teknik
Pengawasan Kualitas
Beberpa cara
atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard
dan Hilgert 2004) adalah :
1. Inspeksi
total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang
dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah
tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang
efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat,
karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak
kondusif.
2. Pengecekan
pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu
departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan
secara periodik. Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang
diperoleh dalam fungsi pengawasan.
3. Pengontrolan
kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan pengecekan
pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat
menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih
untuk memfaliditas dan realibilitas hasil pengukuran.
4. Kesalahan
nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan
oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat
memotifasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini
diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya
kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.
Total Quality
Management
Program ini
diimplementasikan untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi.
Menurut Quibel 2001 TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran
berpijak pada :
1. Kepuasan
pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi
pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapatan bagi perusahaan.
2. Pengukuran
statistik yang akurat. Setelah standart yang ditetapkan oleh organisasi dan
disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak
dipergunakan menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik
kinerja yang dilakukan pegawai.
3. Perbaikan
secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini
diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang
baik dilakuka secara kontinu lambat laun akan menghasilkan kualitas manajemen
dan memberikan kepuasan seluruh stakeholeders.
4. Bentuk
hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja
pemberdayaan pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dan
diimplementasikannya program TQM.
Pengawasan
Kuantitas
Standar kualitas
Untuk memulai
pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data atau
administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas
pengukuran didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan
dari pelaku sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi.
Mengontrol
Fluktuasi
Untuk mengontrol
fluktuasi pekerjaan kantor, bebrapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :
1. Over
time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan
menumpuk.
2. Temporary
help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang
tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.
3. Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara regular,
menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.
4. Floating work unit. Beberapa organisasi telah
mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam
penyelesaian proyek dengan volume kerja
yang tinggi atau time limit yang terbatas.
5. Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah
pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian
layanan yang akan dilakukan.
METODE PENGAWASAN ALTERNATIF
Beberapa isu
strategi perlu dipertimbangkan oleh Manajer Administrasi dalam melaksanakan
fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan control, keprcayaan terhadap
system control, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber
juga data yang digunakn untuk pegawai. Selain dua pengawasan di atas, Cascio
(2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternative, yaitu:
1.
Behavior – oriented rating methods, yang merupakn metode penilain kinerja yang
berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang
satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:
v Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi
terhadap bawahanya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang
dinilai.
v Teknik ranking, dengan menyebutkan pegawai nama yang
berkinerja paling bagus.
v Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan
daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah
memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai.
v Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan
variasi dari teknik sebelum keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya
pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja
yang memuaskan, sedang-sedang saja dan kurang memuaskan.
2.
Resulst
–oriented rating methods, merupakan metode yang menitik bertakan pada hasil
dari kerja yang dibebakan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang digunakan, yaitu
v Management by objectives, yang didasarkan pada penetapkan
tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau
divisi, maupun masing-masing pegawai.
v Work planning dan review, menitikberatkan pada
periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk
mengidentisifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan
traning yang diperlukan.
thats good,,
BalasHapustp alangkah baiknya ditambahkan
1. standarisasi baik prosedur maupun formulir
2. tindakan korektif untuk pembuat kesalahan
3. pembuatan perencanaan untuk kegiatan dimasa mendatang
itu tugas saya, thanks sbelumnya. . .
jgn lupa mampir jg ke http://productterjamin.blogspot.com
Sangat membantu dalam hal belajar cocok buat adik adik semua
BalasHapusKak, tolong sertakan juga ttg Penyederhanaan pengawasan juga dong 😊
BalasHapusKak, tolong sertakan juga ttg Penyederhanaan pengawasan juga dong 😊
BalasHapusTolong kasih sample Dari pengawasan terhadap behavior dalam bentuk format. (Contoh)
BalasHapus